Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

FOKALiS - AI Engineering & Media
Krippleinstraße 3
95490 Mistelgau
E-Mail: m.weggel@fokalis.de
Telefon: 092799778017

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Hosting und Auftragsverarbeitung

Diese Website wird von FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel, Krippleinstraße 3, 95490 Mistelgau, für uns betrieben und gepflegt (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Sie liegt auf einem Server des Anbieters ZAP-Hosting GmbH, Hafenweg 8, 48155 Münster, mit Rechenzentrum in Deutschland, der als Unterauftragsverarbeiter eingebunden ist. Mit beiden bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Die Daten, die beim Aufruf der Website anfallen (siehe „3. Technische Bereitstellung der Website“), werden dort verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, effizienten und zuverlässigen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Technische Bereitstellung der Website

Wenn Sie diese Website aufrufen, übermittelt Ihr Browser aus technischen Gründen automatisch Daten an unseren Server und an den vorgeschalteten Verteiler, der die Anfragen an den Webserver weiterleitet. Das sind: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, die aufgerufene Seite und Angaben zu Ihrem Browser und Betriebssystem. Die IP-Adresse wird benötigt, damit die Seite an Ihr Gerät zurückgesendet werden kann.

Wir führen keine Zugriffsprotokolle. Die Daten werden nur für die Dauer der Auslieferung der Website verarbeitet und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Alle Schriften und Skripte dieser Website werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; Dritte werden dabei nicht kontaktiert.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien und sicheren Auslieferung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne diese Verarbeitung kann die Website nicht angezeigt werden.

4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrem Browser). Damit können Dritte die Daten, die Sie an uns senden, nicht mitlesen.

5. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten.

E-Mails sortieren wir teilweise mit KI-Unterstützung (siehe „8. E-Mails mit KI-Unterstützung“).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir löschen Ihre Angaben, sobald Ihre Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (zum Beispiel für Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO).

Bitte beachten Sie: E-Mails sind ohne zusätzliche Verschlüsselung auf dem Übertragungsweg nicht vollständig vor dem Mitlesen geschützt.

6. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie eingeben (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse und Nachricht), sowie Datum und Uhrzeit der Nachricht. Wir verwenden sie, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Die Nachricht wird über das Redaktionssystem von FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel (gleicher Server wie diese Website, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) entgegengenommen und per E-Mail an uns weitergeleitet. Die Weiterleitung versendet unser Auftragsverarbeiter über Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland); ein Zugriff durch Google LLC in den USA ist möglich. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, hilfsweise Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Zum Schutz vor Missbrauch und Spam speichern wir zusätzlich einen technischen Kennwert, der aus Ihrer IP-Adresse gebildet wird und aus dem die IP-Adresse nicht wiederhergestellt werden kann. Dieser Kennwert wird nach einem Tag gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihre Nachricht wird im Redaktionssystem nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die E-Mail in unserem Postfach löschen wir, sobald Ihre Anfrage erledigt ist.

Ohne die als Pflichtfeld markierten Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

7. Online-Terminbuchung

Wenn Sie über diese Website einen Termin buchen, verarbeiten wir Ihre Angaben: Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Nachricht und Antworten auf zusätzliche Fragen zur Leistung. Dazu kommen die gewählte Leistung, Tag und Uhrzeit, gegebenenfalls die gewählte Person und die Zahl der Personen sowie Datum und Uhrzeit der Buchung. Außerdem speichern wir den Stand der Buchung (zum Beispiel angefragt, bestätigt, abgesagt), ob Sie eine Erinnerung gewünscht haben, wann wir Ihnen E-Mails geschickt haben und – falls Sie ohne Absage nicht zum Termin erschienen sind – einen entsprechenden Vermerk.

Wir verwenden diese Angaben, um den Termin zu vergeben und durchzuführen, Ihnen eine Bestätigung zu schicken und Sie bei Rückfragen oder Änderungen zu erreichen. Der Bestätigung liegt eine Kalenderdatei (.ics) bei. Über einen persönlichen Link in der Bestätigung können Sie den Termin bis zu der dort genannten Frist selbst absagen oder verschieben; der Link enthält einen nur Ihnen bekannten Schlüssel und gilt nur, bis der Termin vorbei ist oder abgesagt wurde.

Die Buchung wird über das Redaktionssystem von FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel (gleicher Server wie diese Website, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) entgegengenommen und gespeichert. E-Mails versendet unser Auftragsverarbeiter über das E-Mail-Postfach der Website oder, wo keines eingerichtet oder es gestört ist, über Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland); ein Zugriff durch Google LLC in den USA ist möglich. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, hilfsweise Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Erfüllung des Vertrags über den Termin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Name und E-Mail-Adresse brauchen wir für die Buchung; ohne sie können wir keinen Termin vergeben. Weitere Angaben sind freiwillig; sie sind im Formular mit „(freiwillig)“ gekennzeichnet. Alle anderen Felder brauchen wir für die Buchung.

Zum Schutz vor Missbrauch (zum Beispiel massenhaften Scheinbuchungen) speichern wir einen technischen Kennwert, der aus Ihrer IP-Adresse gebildet wird und aus dem sie sich nicht wiederherstellen lässt; er wird nach einem Tag gelöscht. Bei einzelnen Terminarten sowie dann, wenn eine Buchung auffällt (etwa viele Buchungen mit derselben E-Mail-Adresse), schicken wir Ihnen zuerst einen Bestätigungslink; ohne Klick darauf verfällt die Buchung nach 30 Minuten und wird nach 24 Stunden gelöscht. Rechtsgrundlage ist die Vorbereitung des Vertrags über den Termin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer missbrauchsfreien Terminvergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eine Erinnerung vor dem Termin schicken wir Ihnen nur, wenn Sie bei der Buchung das Häkchen „Ich möchte vor dem Termin per E-Mail erinnert werden.“ setzen. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an uns oder über den Link in der Terminbestätigung („Erinnerung per E-Mail abbestellen“); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Unsere E-Mails zum Termin enthalten keine Werbung.

Damit wir unsere Termine im Blick behalten, können wir sie über einen privaten, nur lesbaren Kalender-Link in unserem eigenen Kalenderprogramm anzeigen lassen: Tag und Uhrzeit, Leistung und Ihren Namen; E-Mail-Adresse und Telefonnummer gelangen nicht dorthin. Nutzen wir dafür einen Kalenderdienst (zum Beispiel von Apple, Google oder Microsoft), ruft dieser die Termine von unserem Server ab und speichert sie in unserem Konto. Je nach Dienst können diese Angaben dabei in die USA gelangen; Apple, Google und Microsoft sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags über den Termin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer übersichtlichen Terminplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für Online-Termine nutzen wir Zoom (Zoom Communications, Inc., San José, USA). Der Anbieter verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und teilweise in eigener Verantwortung (etwa Verbindungsdaten zur Sicherheit seines Dienstes). Den Link zum Online-Raum erhalten Sie nur mit der Bestätigung. Wenn Sie teilnehmen, verarbeitet der Anbieter Ihre IP-Adresse, Angaben zu Gerät und Browser, den Namen, den Sie dort angeben, sowie – wenn Sie sie einschalten – Bild und Ton. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Termins (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; Zoom Communications, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), hilfsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzhinweise: Zoom https://www.zoom.com/de/trust/privacy/.

Wir löschen Ihre Angaben 90 Tage nach dem Termin. Abgesagte, abgelehnte oder verfallene Buchungen löschen wir 30 Tage nach der Absage, nicht bestätigte Buchungen nach 24 Stunden. Danach bleiben nur anonyme Zahlen (zum Beispiel wie viele Termine gebucht wurden). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (etwa für Rechnungen) bleiben unberührt.

Für die Buchung setzt diese Website keine Cookies und speichert nichts im Browser; die freien Zeiten werden direkt von unserem Server geladen.

8. E-Mails mit KI-Unterstützung

E-Mails an uns übernehmen wir aus unserem Postfach in unser internes System, um sie zu bearbeiten und zu beantworten (Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Text; von Anhängen nur Name und Größe). Um sie zu sortieren (zum Beispiel Anfrage, Rechnung oder Newsletter), übermitteln wir bei Absendern, die wir noch nicht als Kundin, Kunde oder Interessent kennen, die Domain der Absenderadresse, den Betreff und den Anfang des Textes an den Dienst Claude API von Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland. Auf unseren Wunsch schlägt der Dienst außerdem eine Antwort vor; dafür übermitteln wir Betreff und Text Ihrer E-Mail. E-Mail-Adressen und Telefonnummern entfernen wir vorher. Jede Antwort prüfen und versenden wir selbst.

Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verwendet sie nicht zum Training seiner KI-Modelle. Dabei können Daten an die Anthropic, PBC in die USA übermittelt werden; dies erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil unseres Vertrags mit Anthropic sind. Anthropic löscht die übermittelten Inhalte nach eigenen Angaben innerhalb von 30 Tagen; nur bei einem automatisch erkannten Verdacht auf Missbrauch werden sie bis zu zwei Jahre aufbewahrt. Vertragsgrundlage: https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, E-Mails zügig und zuverlässig zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Kopie in unserem internen System löschen wir nach 6 Monaten, sofern wir die E-Mail nicht in unsere Interessentenverwaltung übernommen haben (siehe „10. Interessenten- und Vertriebsverwaltung“). Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine formlose Nachricht an m.weggel@fokalis.de genügt.

9. Kundeninfos per E-Mail

Als Kundin oder Kunde erhalten Sie von uns per E-Mail Informationen zu Ihrem Vertrag und zu den von Ihnen genutzten Leistungen, zum Beispiel zu Wartungen, Änderungen oder neuen Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, bei Hinweisen auf eigene ähnliche Leistungen § 7 Abs. 3 UWG). Wer wann welche Information erhalten hat, speichern wir 24 Monate. Sie können diese E-Mails jederzeit abbestellen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO); eine formlose Nachricht an m.weggel@fokalis.de genügt.

10. Interessenten- und Vertriebsverwaltung

Wenn Sie sich für unsere Leistungen interessieren, etwa weil Sie uns eine Anfrage senden, anrufen, per WhatsApp schreiben, ein Support-Ticket eröffnen oder wir nach einer Empfehlung oder einem persönlichen Gespräch auf Sie zukommen, führen wir Sie in unserem internen System als Interessentin bzw. Interessenten. Wir speichern dazu Firma, Name der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Website, den Inhalt Ihrer ersten Anfrage, den Stand unserer Gespräche, den von uns geschätzten Auftragswert, unsere nächsten geplanten Schritte sowie kurze sachliche Notizen zu unseren Gesprächen (zum Beispiel Wünsche, Zeitrahmen, Budget).

Zweck ist die Vorbereitung eines möglichen Auftrags: Rückfragen beantworten, Gespräche vorbereiten, ein Angebot erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung auf Ihre Anfrage hin). Soweit wir von uns aus auf Sie zukommen oder Angaben nicht von Ihnen selbst erhalten haben (zum Beispiel über eine Empfehlung), stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Gewinnung von Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und weisen Sie spätestens bei unserer ersten Nachricht auf diese Datenschutzhinweise hin.

Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, abgesehen von unseren KI-Hilfen zur Einschätzung und Gesprächsvorbereitung (siehe „11. KI-Unterstützung im Vertrieb“). Nur bei fälligen Schritten nennt unsere interne Tagesübersicht Ihren Namen bzw. Ihre Firma und den geplanten Schritt (siehe „12. Interne Tagesübersicht mit KI-Unterstützung“); Kontaktdaten, Auftragswert und Gesprächsnotizen bleiben in unserem System. Angebote erstellen wir in unserer Buchhaltungssoftware, die wir selbst auf einem Server in Deutschland betreiben; dafür übernehmen wir Ihren Namen bzw. Firmennamen, die Ansprechperson, Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und gegebenenfalls Website dorthin.

Kommt kein Auftrag zustande oder ruht der Kontakt, löschen wir die Interessentendaten samt Gesprächsnotizen spätestens 12 Monate nach der letzten Aktivität. Das gilt auch für nicht versendete Angebotsentwürfe in unserer Buchhaltungssoftware und – sofern Sie noch nicht Kundin oder Kunde bei uns sind – für Angebote, die Sie nicht angenommen haben; eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht dafür nicht. Kommt ein Auftrag zustande, führen wir Ihre Daten als Kundendaten weiter; die Vertriebsnotizen löschen wir ebenfalls 12 Monate nach dem Abschluss, Angebote, Verträge und Rechnungen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen (sechs bzw. zehn Jahre) auf. Haben wir Ihre Anfrage, Ihren Anruf oder Ihre WhatsApp-Nachricht in die Interessentenverwaltung übernommen, gilt für diese Kopie die Frist von 12 Monaten statt der kürzeren Frist des jeweiligen Kanals. Für die KI-gestützte Einschätzung und Gesprächsvorbereitung siehe „11. KI-Unterstützung im Vertrieb“.

Bereiten wir für Sie ein Gestaltungsprojekt vor (zum Beispiel eine Website), fassen wir Ihre Wünsche in einem Projekt-Briefing zusammen: Angaben zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Ansprechperson, Ziel und Zielgruppe, gewünschter Stil, Inhalte, Termine und Budget sowie die Unterlagen, die Sie uns dafür übergeben (Logo, Bilder, Texte). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Bilder, auf denen Personen zu sehen sind, holen Sie als Auftraggeber die Einwilligung der Abgebildeten ein; wir verwenden diese Bilder ausschließlich für Ihr Projekt. Für den ersten Gestaltungsentwurf nutzen wir auch KI-Werkzeuge; diese erhalten nur eine Fassung des Briefings ohne Personendaten – ohne Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern und ohne Bilder oder Texte, die Personen zeigen oder nennen. Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir das Briefing und die Unterlagen zusammen mit den übrigen Interessentendaten spätestens 12 Monate nach der letzten Aktivität. Bei einem Auftrag bewahren wir das Briefing bis drei Jahre nach Projektabschluss auf (fehlt uns ein Abschlussdatum, gilt das Projekt zwei Jahre nach der letzten Änderung als abgeschlossen) (bis zehn Jahre, wenn es Bestandteil des Vertrags ist – so lange wie der Vertrag selbst); übergebene Bilder und Texte löschen wir spätestens sechs Monate nach Projektabschluss. In unseren verschlüsselten Sicherungskopien bleiben Daten bis zu 13 Monate länger erhalten.

Soweit die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht, können Sie ihr jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie jederzeit verlangen, dass wir Ihre Interessentendaten löschen; eine formlose Nachricht an m.weggel@fokalis.de genügt.

11. KI-Unterstützung im Vertrieb

Um Anfragen einzuschätzen und Gespräche vorzubereiten, nutzen wir in unserem internen System drei KI-gestützte Hilfen, die wir jeweils von Hand auslösen: eine Einschätzung, wie gut eine Anfrage zu unseren Leistungen passt (Punktzahl mit Begründung); einen kurzen Steckbrief des anfragenden Unternehmens auf Grundlage öffentlich zugänglicher Informationen (zum Beispiel Website, Impressum, Branchenverzeichnisse), für den eine Websuche nach dem Firmennamen und der Website-Adresse ausgeführt wird (die Websuche führt Anthropic über einen Suchdienst als Unterauftragnehmer aus; dorthin gelangen nur Firmenname und Website-Adresse); und eine Gesprächsvorbereitung mit Gesprächszielen und Fragen.

Dafür übermitteln wir an den Dienst Claude API von Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland: Firma, Website-Adresse, Stand und geschätzten Umfang des Vorhabens, den Text Ihrer Anfrage, unsere sachlichen Notizen zum Vorhaben sowie einen bereits erstellten Steckbrief. E-Mail-Adressen und Telefonnummern übermitteln wir nicht; sie werden vorher automatisch entfernt, ebenso Namen von Ansprechpersonen – außer bei der Prüfung eines beruflichen Profils (siehe unten). Steckbrief und Suche nach Ansprechpartnern gibt es nur für Unternehmen und Organisationen, die wir vorher ausdrücklich als solche bestätigt haben; Privatpersonen recherchieren wir nicht. Ist keine Firma angegeben oder nicht bestätigt, dass es sich um ein Unternehmen handelt, übermitteln wir statt Ihres Namens nur einen Platzhalter.

Für bestätigte Unternehmen ermitteln wir auf Knopfdruck außerdem die zuständige Ansprechperson (zum Beispiel Inhaber, Geschäftsführung, Leitung Marketing oder IT) aus öffentlichen geschäftlichen Quellen wie Impressum, Handelsregister, Presse und beruflichen Profilen (LinkedIn, XING); übernommen werden nur Name, Funktion und Fundstelle, keine privaten Angaben. Den Namen nutzen wir in einer Suchanfrage nur, wenn wir gezielt ein berufliches Profil prüfen; spätestens beim ersten Kontakt weisen wir Sie auf diese Verarbeitung hin.

Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verwendet sie nicht zum Training seiner KI-Modelle. Dabei können Daten an die Anthropic, PBC in die USA übermittelt werden; dies erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil unseres Vertrags mit Anthropic sind. Anthropic löscht die übermittelten Inhalte nach eigenen Angaben innerhalb von 30 Tagen; nur bei einem automatisch erkannten Verdacht auf Missbrauch werden sie bis zu zwei Jahre aufbewahrt. Vertragsgrundlage: https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms

Die Ergebnisse sind Vorschläge für unsere eigene Arbeit. Sie werden als KI-Vorschlag gekennzeichnet, mit Quellenangaben angezeigt und von uns geprüft. Ob und wie wir mit Ihnen zusammenarbeiten, entscheidet immer ein Mensch; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen sachgerecht einzuschätzen und Gespräche gut vorbereitet zu führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Ergebnisse speichern wir zusammen mit dem Interessenten-Vorgang und löschen sie mit ihm (siehe „10. Interessenten- und Vertriebsverwaltung“); eine erneute Einschätzung ersetzt die vorherige.

Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine formlose Nachricht an m.weggel@fokalis.de genügt. Wir setzen die KI-Hilfen für Ihren Vorgang dann nicht mehr ein und löschen bereits erstellte Ergebnisse.

12. Interne Tagesübersicht mit KI-Unterstützung

Zur Organisation unseres Arbeitstags erstellen wir werktags automatisiert eine kurze, nur intern genutzte Übersicht über anstehende Termine, offene Rechnungen, Bestellungen, Aufgaben sowie noch unbearbeitete Anfragen, E-Mails, Anrufe und Support-Tickets. Die Fakten stellt unser eigenes System zusammen; ein KI-Modell formuliert daraus nur den Text.

Dafür übermitteln wir an den Dienst Claude API von Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland: Ihren Namen, wenn Sie bei uns einen Termin gebucht oder im Shop bestellt haben, Kundin bzw. Kunde von uns sind oder uns eine Anfrage gesendet, eine E-Mail geschrieben, angerufen oder ein Support-Ticket geschrieben haben, das noch nicht bearbeitet ist; Art, Datum und Uhrzeit gebuchter Termine; bei solchen Anfragen, Anrufen und Tickets nur deren Art und Zeitpunkt, nicht den Inhalt; bei offenen Rechnungen Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit; außerdem Titel unserer internen Aufgaben sowie Titel und Orte unserer eigenen Kalendereinträge, in denen Ihr Name oder Ihre Firma vorkommen kann. Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Zahlungsdaten übermitteln wir nicht. Wenn wir mit Ihnen über einen möglichen Auftrag im Gespräch sind, übermitteln wir außerdem Ihren Namen bzw. Ihre Firma und den nächsten von uns geplanten Schritt mit Datum (siehe „10. Interessenten- und Vertriebsverwaltung“).

Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verwendet sie nicht zum Training seiner KI-Modelle. Dabei können Daten an die Anthropic, PBC in die USA übermittelt werden; dies erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil unseres Vertrags mit Anthropic sind. Anthropic löscht die übermittelten Inhalte nach eigenen Angaben innerhalb von 30 Tagen; nur bei einem automatisch erkannten Verdacht auf Missbrauch werden sie bis zu zwei Jahre aufbewahrt. Vertragsgrundlage: https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation unseres Geschäftsbetriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Den Text der Übersicht löschen wir nach 7 Tagen.

Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine formlose Nachricht an m.weggel@fokalis.de genügt.

13. KI-Chat auf dieser Website

Auf dieser Website können Sie Fragen an einen KI-Assistenten (Chatbot) stellen. Der Chat startet erst, wenn Sie auf „Chat starten“ klicken. Dann werden Ihre Nachrichten und der bisherige Verlauf des Gesprächs zusammen mit Inhalten dieser Website an die Claude API der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, übermittelt, die daraus eine Antwort erzeugt. Die Antworten erzeugt eine KI; sie können Fehler enthalten und sind keine verbindliche Auskunft. Verbindliche Angaben, insbesondere zu Preisen, finden Sie auf den Seiten dieser Website; Angebote erhalten Sie über das Kontaktformular. Über den Chat kommen keine Verträge zustande.

Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten ein. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Kontonummern (IBAN) in Ihren Nachrichten machen wir vor der Übermittlung automatisch unkenntlich.

Den Inhalt der Gespräche speichern wir nicht. Der Verlauf liegt nur im Sitzungsspeicher Ihres Browsers und wird gelöscht, sobald Sie den Tab oder das Fenster schließen; das ist für den von Ihnen gewünschten Chat unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zum Schutz vor Missbrauch bilden wir aus Ihrer IP-Adresse einen gekürzten Kennwert, den der Server höchstens einen Tag lang nur im Arbeitsspeicher hält. Außerdem zählen wir die Zahl der Antworten und ihren Umfang je Tag – ohne Bezug zu Ihrer Person.

Der Chat läuft über das Redaktionssystem von FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel (gleicher Server wie diese Website, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel setzt dafür die Anthropic Ireland, Limited als weiteren Auftragsverarbeiter ein; Anthropic verarbeitet die Daten auch in den USA. Die Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Anthropic löscht übermittelte Nachrichten und Antworten nach eigenen Angaben grundsätzlich spätestens nach 30 Tagen; nur bei einem Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien bewahrt Anthropic sie bis zu zwei Jahre auf. Für das Training von KI-Modellen nutzt Anthropic sie nicht.

Rechtsgrundlage für den Chat ist Ihre Einwilligung, die Sie mit „Chat starten“ erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie das Gespräch beenden („Neues Gespräch“ oder Tab schließen); der Verlauf wird dann gelöscht. Bereits übermittelte Nachrichten bleiben davon unberührt. Ohne Chat bleibt die Website uneingeschränkt nutzbar. Den Kennwert aus der IP-Adresse und die Zähler verarbeiten wir aus berechtigtem Interesse am Schutz vor Missbrauch und an der Kontrolle der Kosten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

14. Bestellungen im Shop

Wenn Sie in unserem Shop bestellen, verarbeiten wir die Angaben, die für den Kaufvertrag nötig sind: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, bei Versand die Lieferadresse, bei Bestellungen als Unternehmen Firmenname und gegebenenfalls USt-IdNr., die bestellten Artikel und Beträge sowie Datum und Uhrzeit der Bestellung. Wir verwenden sie, um Ihre Bestellung abzuwickeln, Ihnen Bestellbestätigung, Rechnung und Versand- oder Abholnachricht zu schicken und gegebenenfalls Geld zu erstatten. Rechnungen bewahren wir aus steuerlichen Gründen acht Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG).

Die Bestellung wird über das Redaktionssystem von FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, gleicher Server wie diese Website) entgegengenommen und gespeichert. E-Mails versendet unser Auftragsverarbeiter über das E-Mail-Postfach der Website oder, wo keines eingerichtet oder es gestört ist, über Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland); ein Zugriff durch Google LLC in den USA ist möglich. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, hilfsweise Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Die Zahlung wickelt der Zahlungsdienst Stripe ab (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Ihre Zahlungsdaten (zum Beispiel die Kartennummer) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Von Stripe erhalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsadresse, gegebenenfalls die Lieferadresse, Firmenname und USt-IdNr. und die Bestätigung der Zahlung. Stripe verarbeitet Ihre Daten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Dabei können Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermittelt werden; sie ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Bei Abonnements speichert Stripe Ihr Zahlungsmittel (Karte oder SEPA-Lastschriftmandat), um den Preis für die folgenden Zeiträume einzuziehen. Wir erhalten davon nur den Stand der Zahlungen (bezahlt, offen oder gescheitert) und gegebenenfalls einen Link, unter dem Sie eine offene Zahlung selbst begleichen können. Endet das Abonnement, wird nichts mehr eingezogen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wählen Sie PayPal, wickelt PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg die Zahlung ab. Wir übermitteln PayPal die Bestellnummer, die bestellten Positionen und den Betrag; Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei PayPal ein, wir erhalten sie nicht. Von PayPal erhalten wir die Bestätigung der Zahlung sowie den bei PayPal hinterlegten Namen, Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihre Telefonnummer und die Liefer- und Rechnungsadresse; wir verwenden sie wie die übrigen Bestellangaben. PayPal verarbeitet Ihre Daten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Dabei können Daten an die PayPal, Inc. in den USA übermittelt werden; sie ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), hilfsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzerklärung von PayPal: https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full

Ihre Rechnung erstellen wir mit dem Buchhaltungsprogramm FokaOffice von FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, Server in Deutschland). Dafür werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsadresse, gegebenenfalls Firmenname und USt-IdNr. sowie die bestellten Artikel, Beträge und Erstattungen dorthin übermittelt und dort mit der Rechnung aufbewahrt.

Bei Versand geben wir Ihren Namen und Ihre Lieferadresse an das beauftragte Versandunternehmen weiter, soweit das für die Zustellung nötig ist.

Wenn Sie Tickets kaufen, speichern wir zusätzlich je Ticket einen Code (verschlüsselt), den Termin und beim Einlass Zeitpunkt und Person, die das Ticket bei uns geprüft hat. Wir verwenden diese Angaben für den Einlass, gegen doppelte Nutzung und um Sie bei einer Absage oder Verschiebung zu benachrichtigen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben bewahren wir wie die übrigen Bestelldaten auf (siehe unten).

Wenn Sie einen Gutschein kaufen, speichern wir zusätzlich den Gutscheincode (verschlüsselt), Wert, Restwert und Gültigkeit sowie jede Einlösung mit Zeitpunkt und Betrag; bei einer Einlösung vor Ort auch, wer sie bei uns vorgenommen hat. Wir verwenden diese Angaben, um Einlösungen zu prüfen und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben bewahren wir wie die übrigen Bestelldaten auf (siehe unten).

Wenn Sie einen Rabatt-Code einlösen, speichern wir zur Bestellung den Code und den gewährten Nachlass. Gilt ein Code nur begrenzt oft je Person, fragen wir Ihre E-Mail-Adresse schon in der Bestellübersicht ab und prüfen damit, wie oft er von Ihnen eingelöst wurde; gespeichert wird sie erst mit der Bestellung. Wir verwenden diese Angaben, um die Bedingungen der Aktion zu prüfen und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung bzw. Anbahnung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben bewahren wir wie die übrigen Bestelldaten auf (siehe unten).

Wenn Sie einen Vertrag über die Schaltfläche „Vertrag widerrufen“ widerrufen, speichern wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Bestellnummer oder -datum, gegebenenfalls die Artikel) und den Zeitpunkt des Eingangs und schicken Ihnen eine Eingangsbestätigung. Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 356a BGB). Zur Abwehr von Missbrauch speichern wir für einen Tag einen Kennwert, der aus Ihrer IP-Adresse gebildet wird und aus dem sie sich nicht wiederherstellen lässt. Gehört der Widerruf zu einer Bestellung, bewahren wir ihn so lange auf wie die Bestellung (siehe unten); sonst löschen wir die Angaben mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach dem Eingang (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO).

Wenn Sie ein Abonnement über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen“ kündigen, speichern wir Ihre Angaben (Art der Kündigung, Name, E-Mail-Adresse, Angaben zum Vertrag, gewünschter Zeitpunkt, gegebenenfalls der Grund) und den Zeitpunkt des Eingangs, ordnen die Kündigung anhand von E-Mail-Adresse und Bestellnummer Ihrem Abonnement zu und schicken Ihnen eine Eingangsbestätigung. Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 312k BGB). Zur Abwehr von Missbrauch speichern wir für einen Tag einen Kennwert, der aus Ihrer IP-Adresse gebildet wird und aus dem sie sich nicht wiederherstellen lässt. Gehört die Kündigung zu einem Abonnement, bewahren wir sie so lange auf wie die Bestellungen (siehe unten); sonst löschen wir die Angaben mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach dem Eingang.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Kaufvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, für die Aufbewahrung, unsere gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Die Daten bezahlter Bestellungen (Bestelldaten, Positionen, Erstattungen und Ihre Kontakt- und Lieferangaben) bewahren wir auf, solange wir dazu steuer- und handelsrechtlich verpflichtet sind: zehn Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der Bestellung beziehungsweise der letzten Erstattung (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO, § 14b UStG, § 257 HGB). Nach Ablauf des dritten Kalenderjahres verwenden wir sie nur noch für diese Aufbewahrungspflicht (Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO); danach löschen wir sie. Rechnungen bewahren wir gesondert in unserer Buchhaltung auf, nicht auf dieser Website. Bei Bestellungen, die nicht bezahlt oder abgebrochen wurden, entfernen wir Ihre persönlichen Angaben nach 30 Tagen; Bestellnummer, Datum und Beträge bewahren wir wie bezahlte Bestellungen auf, damit die Folge der Bestellnummern lückenlos nachvollziehbar bleibt.

15. Software-Lizenzen und Lizenzprüfung

Wenn Sie in unserem Shop eine Lizenz für eines unserer Programme kaufen, legen wir zu Ihrer Bestellung eine Lizenz an; stellen wir Ihnen eine Lizenz außerhalb des Shops aus (zum Beispiel nach einer Rechnung, als Ersatz oder zum Testen), legen wir sie von Hand an. In beiden Fällen speichern wir Ihren Namen (bei Unternehmen Firma und Ansprechperson), Ihre E-Mail-Adresse, das Produkt, den gewählten Plan, die Laufzeit, die Zahl der Geräte, auf denen Sie das Programm nutzen dürfen, und den Stand der Lizenz (gültig, abgelaufen oder gesperrt, gegebenenfalls mit Grund). Den Lizenzschlüssel selbst bewahren wir nur verschlüsselt und als Prüfsumme auf; im Klartext steht er allein in der Lizenz-E-Mail, die wir Ihnen nach der Zahlung bzw. beim Anlegen schicken und auf Wunsch erneut senden. E-Mails versendet unser Auftragsverarbeiter über das E-Mail-Postfach der Website oder, wo keines eingerichtet oder es gestört ist, über Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland); ein Zugriff durch Google LLC in den USA ist möglich. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, hilfsweise Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Beim Freischalten des Programms und danach regelmäßig beim Programmstart fragt das Programm bei unserem Server, ob Ihre Lizenz gültig ist. Dafür übermittelt es Ihren Lizenzschlüssel und eine Gerätekennung – einen vom Programm aus technischen Merkmalen Ihres Geräts gebildeten Kennwert, aus dem sich das Gerät nicht wiederherstellen lässt; Gerätename, Seriennummer oder Inhalte Ihres Geräts erhalten wir nicht. Wir speichern zu jeder Lizenz die Kennungen der freigeschalteten Geräte mit dem Zeitpunkt der Freischaltung und der letzten Prüfung, damit die Lizenz nur auf der erlaubten Zahl von Geräten läuft, sowie ein Protokoll zur Lizenz (Freischaltungen, abgelehnte Prüfungen, Sperren, versendete E-Mails). Als Antwort erhält das Programm eine signierte Bestätigung, mit der es für eine begrenzte Zeit – in der Regel sieben Tage – auch ohne Internetverbindung weiterläuft.

Ihre IP-Adresse verarbeitet der Server bei der Prüfung nur, um die Zahl der Anfragen je Anschluss zu begrenzen und das Durchprobieren von Schlüsseln zu verhindern; sie wird dafür höchstens 15 Minuten im Arbeitsspeicher gehalten und weder gespeichert noch protokolliert.

Bei Lizenzen im Abonnement wird die Lizenz automatisch gesperrt, wenn auch der zweite Einzug scheitert, und nach Zahlungseingang automatisch wieder freigegeben; bei einer Erstattung oder Rückbuchung wird sie gesperrt (siehe AGB, Abonnements). Das ist keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO, sondern die vereinbarte Folge des Vertrags. Über Sperren aus anderen Gründen, etwa bei Missbrauch, entscheiden wir von Hand.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Lizenzvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Begrenzung auf die erlaubte Zahl von Geräten, die Drosselung und das Protokoll außerdem unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Programme vor unberechtigter Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne Lizenzschlüssel und Gerätekennung kann das Programm nicht freigeschaltet werden.

Verwaltet werden die Lizenzen in unserem internen Verwaltungssystem, das wir selbst auf einem Server in Deutschland betreiben: Von dort aus legen wir Lizenzen an, ändern oder sperren sie, schicken die Lizenz-E-Mail erneut und geben Geräte frei. Das System zeigt eine Übersicht der verkauften Lizenzen mit Ihrem Namen bzw. Ihrer Firma, Produkt, Plan, Laufzeit, der Zahl der freigeschalteten Geräte und ob die Lizenz gesperrt ist (mit Grund); diese Übersicht wird alle fünf Minuten neu aus dem Shop-System geladen. Abgelaufene Lizenzen erscheinen dort noch 90 Tage nach dem Ablauf, gesperrte Lizenzen 90 Tage nach der Sperre (bei Zahlungsverzug, solange die Sperre besteht). Erst wenn wir eine einzelne Lizenz öffnen, ruft das System zusätzlich Ihre E-Mail-Adresse, die Bestellnummer, die gekürzten Gerätekennungen, das Lizenz-Protokoll und unsere internen Vermerke zur Lizenz ab, um sie anzuzeigen; gespeichert werden diese Angaben dort nicht. Den Lizenzschlüssel sieht das System nur ein einziges Mal, wenn wir eine Lizenz von Hand anlegen, und speichert ihn nicht.

Lizenzen aus dem Shop gehören zu Ihrer Bestellung und werden mit ihr aufbewahrt (siehe „14. Bestellungen im Shop“). Von Hand angelegte Lizenzen ohne Bestellung löschen wir, sobald sie abgelaufen sind und nicht mehr benötigt werden; Gerätekennungen und Protokoll werden dann mitgelöscht. Gerätekennungen und das Lizenz-Protokoll löschen wir zwölf Monate nach Ablauf oder Sperre der Lizenz, bei Lizenzen ohne Ablaufdatum mit der Lizenz. Soweit die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht, können Sie ihr nach Art. 21 DSGVO widersprechen; eine formlose Nachricht an m.weggel@fokalis.de genügt.

16. Mitgliederbereich

Ihr Konto

Diese Website hat einen Mitgliederbereich. Wenn Sie dort ein Konto anlegen oder wir Sie einladen, verarbeiten wir: Ihren Anzeigenamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als kryptografischen Hash – wir können es nicht lesen), den Zeitpunkt der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, Ihre Rollen im Mitgliederbereich (zum Beispiel „Fahrer“), den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung sowie – freiwillig – Ihren Discord-Namen, Ihren SimGrid-Namen und ein Profilfoto. Das Profilfoto wird auf 400 × 400 Pixel verkleinert und ist nur für angemeldete Mitglieder dieser Website abrufbar. Sperren wir ein Konto, speichern wir den Zeitpunkt der Sperre.

Wir verwenden diese Angaben, um Ihnen den Zugang zum Mitgliederbereich bereitzustellen, Ihnen E-Mails zu Ihrem Konto zu schicken (Bestätigung der E-Mail-Adresse, neues Passwort, Einladung, Hinweis bei Änderungen an Ihren Anmeldemöglichkeiten) und Ihnen die Funktionen Ihrer Rolle freizugeben. Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag über Ihr Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Sicherheits-Hinweise per E-Mail zusätzlich unser berechtigtes Interesse am Schutz Ihres Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anzeigename, E-Mail-Adresse und Passwort brauchen wir; ohne sie können wir kein Konto anlegen. Discord-Name, SimGrid-Name und Foto sind freiwillig.

Meine Bestellungen: In Ihrem Konto zeigen wir Ihnen unter „Meine Bestellungen“ alle Bestellungen in unserem Shop und alle Lizenzkäufe, die mit der E-Mail-Adresse Ihres Kontos aufgegeben wurden, mit Stand, Artikeln, Beträgen, Liefer- und Rechnungsadresse, Versand- und Sendungsnummer sowie Rechnung und Gutschrift. Dafür ordnen wir die Bestellungen anhand der E-Mail-Adresse Ihrem Konto zu, sobald Sie die Adresse bestätigt haben; vorher sind sie dort nicht sichtbar. Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag über Ihr Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bestelldaten selbst bewahren wir wie unter Bestellungen beschrieben auf; die Anzeige im Konto endet mit der Löschung oder Anonymisierung Ihres Kontos.

Laden wir Sie ein, haben wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse selbst eingetragen; Sie erhalten dann eine Einladungs-E-Mail. Die Links in unseren E-Mails (E-Mail bestätigen, Passwort neu setzen, Einladung) enthalten einen Einmal-Schlüssel, den wir nur als Prüfsumme speichern; sie gelten 3 Tage, 1 Stunde beziehungsweise 14 Tage. E-Mails versendet unser Auftragsverarbeiter über das E-Mail-Postfach der Website oder, wo keines eingerichtet oder es gestört ist, über Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland); ein Zugriff durch Google LLC in den USA ist möglich. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, hilfsweise Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Der Mitgliederbereich läuft im Redaktionssystem von FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel (gleicher Server wie diese Website, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO); auch Dateien wie Profilfotos liegen in dessen Ablage auf diesem Server. Mitglieder, denen wir eine Verwaltungsrolle gegeben haben (zum Beispiel unser Orga-Team), sehen in der Verwaltung Ihren Anzeigenamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Discord-Namen, Ihre Rollen und den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung, soweit sie das für ihre Aufgabe brauchen.

Zum Schutz vor dem Durchprobieren von Passwörtern begrenzen wir Anmeldeversuche je Gerät und je E-Mail-Adresse. Dafür zählen wir die Versuche höchstens 30 Minuten lang im Arbeitsspeicher des Servers, und zwar zu einem Kennwert aus Ihrer IP-Adresse, aus dem sie sich nicht wiederherstellen lässt; gespeichert wird dabei nichts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sitzung und Cookies

Wenn Sie sich anmelden, setzen wir ein Sitzungs-Cookie („__Host-fk_m“). Es enthält einen Zufallswert, den wir nur als Prüfsumme speichern, und gilt 30 Tage; bei Benutzung verlängert es sich. Zur Sitzung speichern wir den Zeitpunkt der letzten Nutzung und der letzten Passworteingabe. Mit „Abmelden“ wird die Sitzung gelöscht; ändern Sie Ihr Passwort, werden Sie auf anderen Geräten abgemeldet. Beim Anmelden über Google und Discord setzen wir außerdem für höchstens 10 Minuten ein Hilfs-Cookie („__Host-fk_m_oauth“ bzw. „__Host-fk_m_vorgang“), das den Vorgang gegen untergeschobene Anmeldungen absichert. Diese Cookies sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und deshalb ohne Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Solange Sie nicht angemeldet sind, setzt der Mitgliederbereich keine Cookies.

Anmeldung mit Google oder Discord

Sie können sich statt mit Passwort auch mit Ihrem Konto bei Google oder Discord anmelden oder Ihr Konto damit verknüpfen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, werden Sie zum Anbieter weitergeleitet. Der Anbieter erfährt dabei Ihre IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Browser und dass Sie sich über die Anmelde-App „FOKALiS Login“ unseres Auftragsverarbeiters anmelden; diese App nutzt unser Auftragsverarbeiter für alle von ihm betriebenen Websites. Der Rücksprung vom Anbieter läuft über die Adresse unseres Auftragsverarbeiters (cms.fokalis.de) und von dort zurück auf diese Website.

Nach Ihrer Freigabe beim Anbieter erhalten wir von Google: Ihre Google-Kennung, Ihre E-Mail-Adresse, ob sie bestätigt ist, und Ihren Namen (Berechtigungen „openid“, „email“, „profile“); von Discord: Ihre Discord-ID, Ihren Benutzernamen und Anzeigenamen, Ihre E-Mail-Adresse und ob sie bestätigt ist (Berechtigungen „identify“, „email“). Ein Profilbild übernehmen wir vom Anbieter nicht. Dauerhaft speichern wir nur die Kennung beim Anbieter und die dort hinterlegte E-Mail-Adresse (zur Anzeige „Verknüpft mit … (Adresse)“ in Ihrem Konto) – und, wenn dabei ein neues Konto entsteht, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und bei Discord den Benutzernamen als Discord-Namen. Gibt es zu der E-Mail-Adresse noch kein Konto, halten wir die übermittelten Angaben höchstens 10 Minuten als offenen Vorgang vor, bis Sie entschieden haben, ob Sie ein bestehendes Konto verknüpfen oder ein neues anlegen; danach löschen wir sie, spätestens im nächtlichen Aufräumlauf. Ein bestehendes Konto verknüpfen wir nur, wenn Sie sich dafür mit Ihrem Passwort oder in Ihrem angemeldeten Konto ausweisen; mit einem Konto derselben E-Mail-Adresse verbinden wir Sie nur, wenn der Anbieter die Adresse bestätigt hat. Über jede Verknüpfung und Trennung informieren wir Sie per E-Mail an Ihre Konto-Adresse. Sie können die Verknüpfung jederzeit in Ihrem Konto trennen, solange Ihnen eine andere Anmeldemöglichkeit bleibt; setzen Sie Ihr Passwort über „Passwort vergessen“ neu, trennen wir alle Verknüpfungen.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags über Ihr Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Nutzung eines Anmeldedienstes ist freiwillig – Sie können sich auch mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren. Für die Verarbeitung beim Anbieter selbst (etwa die Protokollierung der Anmeldung in Ihrem Konto dort) ist der Anbieter verantwortlich.

Google: Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können Daten an die Google LLC in den USA übermittelt werden; sie ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), hilfsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy

Discord: Anbieter ist Discord Inc., 444 De Haro Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA. Discord verarbeitet Ihre Daten in den USA. Discord Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), hilfsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzerklärung: https://discord.com/privacy

Team-Bereich

Mitglieder mit entsprechenden Rollen (unser Team) haben Zugang zu einem internen Bereich mit Dateien, Briefing-Checklisten und Textvorlagen. Dort speichern wir zu jeder hochgeladenen Datei Name und Zeitpunkt der hochladenden Person, zu abgehakten Punkten und geänderten Vorlagen den Namen der Person. Dateien können Rennaufzeichnungen (Replays) enthalten, in denen Fahrernamen der Teilnehmenden vorkommen. Für Ordner kann eine Löschfrist festgelegt sein; abgebrochene Uploads räumen wir nach 24 Stunden auf. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Rennbetriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Zusammenarbeit im Team (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer und Löschung

Ihr Konto bleibt bestehen, bis Sie uns um Löschung bitten (in Ihrem Konto unter „Konto löschen beantragen“) oder wir es löschen. Mit dem Konto löschen wir Sitzungen, Einmal-Links, Verknüpfungen mit Google oder Discord, Rollen und Ihr Profilfoto. Abgelaufene Sitzungen, Einmal-Links und Anmelde-Vorgänge löschen wir nächtlich, nie angenommene Einladungen nach 90 Tagen, nie bestätigte Registrierungen nach 30 Tagen, Team-Dateien nach der Frist ihres Ordners.

17. Besucher-Statistik (Umami)

Wenn Sie in unserem Einwilligungs-Hinweis („Datenschutz-Einstellungen“) der Statistik zustimmen, werten wir mit der Software Umami aus, wie diese Website genutzt wird. So erkennen wir, welche Seiten gefragt sind, und können die Website verbessern. Ohne Ihre Zustimmung findet keine Messung statt, und es wird kein Statistik-Skript geladen. Sie können die Website ohne Nachteile auch ohne Zustimmung nutzen.

Umami wird von FOKALiS, Inhaber Matthias Weggel, Krippleinstraße 3, 95490 Mistelgau, als unserem Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf eigenen Servern in Deutschland betrieben. Es gibt keine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte. Es werden keine Cookies gesetzt.

Nach Ihrer Zustimmung liest ein Skript in Ihrem Browser folgende Angaben aus und übermittelt sie an den Statistik-Server unseres Auftragsverarbeiters in Deutschland: aufgerufene Seite und deren Titel, Zeitpunkt, verweisende Website, Gerätetyp, Browser, Betriebssystem, Bildschirmgröße und Browsersprache. Aus Ihrer IP-Adresse wird das Land abgeleitet; Region und Stadt werden spätestens nach 15 Minuten gelöscht. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Aus IP-Adresse und Browserkennung wird mit einem monatlich wechselnden Schlüssel ein pseudonymer Kennwert gebildet. So können mehrere Seitenaufrufe desselben Besuchs zusammengezählt werden; eine Wiedererkennung über den Monat hinaus ist damit nicht möglich.

Die Statistikdaten werden nach 25 Monaten gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie am Seitenende auf „Datenschutz-Einstellungen“ klicken und die Statistik abwählen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

18. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt nur die für den Mitgliederbereich erforderlichen Cookies, wenn Sie sich dort anmelden (siehe „16. Mitgliederbereich“).

Den Inhalt Ihres Warenkorbs (Produkte, Varianten und Mengen) speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage), damit er beim Wechsel zwischen den Seiten erhalten bleibt. Er wird erst übertragen, wenn Sie zur Kasse gehen, und nach einer erfolgreichen Bestellung geleert. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Einkauf unbedingt erforderlich und deshalb ohne Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können den Eintrag jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Ihre Auswahl im Einwilligungs-Hinweis oder auf einem Platzhalter („Immer erlauben“) speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage). Dort stehen nur Ihre Auswahl je Dienst, ein Vermerk, dass Sie entschieden haben, der Zeitpunkt der Auswahl und die Version des Einwilligungs-Hinweises – auch dann, wenn Sie alles ablehnen, damit wir Sie nicht bei jedem Seitenaufruf erneut fragen. Diese Speicherung dient allein dazu, Ihre Entscheidung zu merken, und ist deshalb ohne gesonderte Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir fragen Sie nach 12 Monaten oder bei Änderungen der eingesetzten Dienste erneut. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ am Seitenende ändern oder den Eintrag in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Die Besucher-Statistik arbeitet ohne Cookies und startet erst nach Ihrer Zustimmung (siehe „17. Besucher-Statistik (Umami)“).

19. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können sich an die Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort, an Ihrem Arbeitsplatz oder an dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

21. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die in den Abschnitten „3. Technische Bereitstellung der Website“, „5. Kontakt per E-Mail oder Telefon“, „6. Kontaktformular“, „7. Online-Terminbuchung“, „14. Bestellungen im Shop“, „15. Software-Lizenzen und Lizenzprüfung“ und „16. Mitgliederbereich“ genannten Daten ist eine Nutzung der Website, eine Bestellung, die Freischaltung unserer Programme, eine Terminbuchung, die Nutzung des Mitgliederbereichs beziehungsweise die Beantwortung Ihrer Anfrage jedoch nicht möglich.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.